ENTENDIMIENTO DEL PROBLEMA
¿Cuál y cómo es la tarea que eficientiza y automatiza Elvira?
Research generativo: Entrevistas a stakeholders y usuarios
Desktop reaserch
OUTCOME:
Enmarcado del problema
Mapeo de Actores involucrados
User journey con necesidades, puntos de dolor y oportunidades
“No adjunta el archivo. Se basa en el mail porque le quedan ahí guardados, y sino en todo lo que es físico.
No usa ela funcionalidad de adjuntar en SIDOM porque no tienen incorporado.”
“Este mismo artículo lo tenes, con espacio, sin espacio, con guion, con un punto demas, y te volves loca! lo que demoraría menos tiempo, tardas más, buscando el artículo más exacto.”
“Tiene que cargar artículo x artículo, abre la factura y le reduce el tamaño para poder ver las 2 cosas a la vez.”
“Entra a Misim y ahi va revisando, más a fondo con la factura en mano.
”
“El problema es que el catalogo esta muy toqueteado.”
OBJETIVO DE INVESTIGACIÓN:
Descubrir las necesidades y los puntos de dolor en las tareas del catalogador y del operador.
METODOLIGÍA
Entrevistas en profundidad.
PRINCIPALES RECOMENDACIONES
Brindar soluciones para reducir el esfuerzo operativo y administrativo de los usuarios.
Buscar una solución a la creación de un catálogo fácilmente editable y actualizable, para que siempre contenga la información que y como la necesita el operador
Trabajar en soluciones que fluidicen la comunicación y trabajo cooperativo entre el operador y el catalogador.
ENTREVISTAMOS A:
2 operadores SIM
1 catalogador Sr.
Trabajar en una solución par la obtención, gestión y almacenamiento de la información y documentación
PRINCIPALES OBSERVACIONES
La precisión y completitud del catálogo es una pieza clave en la tareas del operador
Mucho tiempo y esfuerzo en la creación de los FILES; por cantidad de ítems y por calidad de catalogo.
Control y edición de los datos en TODAS las instancias. Altas Demoras.
PRINCIPALES HALLAZGOS
Necesita que los datos disponibles tengan el formato definitivo.
Necesita que se facilite la tarea de control de los FILES.
Necesita asistencia en carga de datos.
Alta dependencia del catalogador Sr.
Su larga trayectoria aporta experiencia pero desgano en tareas administrativas.
Obtención de información técnica desgastante y alta en demanda de tiempo. Falta de registro de proceso y resultados.
Falta de costumbre en registro de información sobre clasificación.
Necesita de asistencia en TAREAS ADMINISTRATIVAS Y OPERATIVAS
Necesita que se facilite la tarea de registrar proceso de clasificación.
Necesita asistencia BÚSQUEDA y REGISTRO de información técnica.
La comunicación entre operadores y catalogadores es poco fructífera. Demora en tiempos de respuesta.
La Operatoria, de ambos usuarios, es muy larga y se realiza en múltiples plataformas
El email es la fuente confiable de búsqueda de información para ambos usuarios.
Es poco probable que los usuarios cambien de plataforma de email
Es necesario acortar los procesos y no duplicar tareas.
La comunicación entre ambos usuarios es un punto crítico a atender.
Enmarcado del Problema
CONTEXTO
En un contexto de alto nivel de desarrollo de nuevas tecnologías de IA, las empresas que brindan servicios de despacho de aduanas, no están siendo provistas por sistemas de tecnología actual, que incorporen la IA como recurso para la asistencia en tareas administrativas.
PROBLEMA
- Tareas repartidas en múltiples plataformas informáticas.
- Alta demanda cognitiva y de esfuerzo, propensa a errores y a desgaste.
- Falta de sistematización en almacenamiento de documentos y comunicación de información con el cliente.
- Catálogos incompletos e inconsistentes con facturas de clientes y sistema MARIA.
NECESIDAD
- Incorporación de soluciones tecnológicas para carga y visualización de datos.
- Asistencia en gestión y control de datos, información y documentos.
- Asistencia para lograr comunicación eficaz y efectiva entre las partes internas y externas.
- Asistencia en registro de documentos, procesos y criterios en la toma de decisiones.
INTENCIÓN
Crear una plataforma que automatice lo máximo posible el proceso de creación de despachos aduaneros.